②集客施策実行

Asana無料版の超具体的な使い方~10人未満チームの管理者必見

プロジェクト管理やタスク管理が便利になるサービス「Asana(アサナ)」使ってますか?

Asanaって何ぞやという方は、以下の記事を見ると、どれだけ便利なツールかご理解頂けるかと思います。

【プロジェクト管理ツール】Asanaの機能を画像付き解説SlackとTrelloの合体版とも言える、日本ではあまり知られていないプロジェクト管理ツール「Asana(アサナ)」の機能・使い方について、解説します。 プロジェクト管理とタスク管理の機能がすべて同一のサービス(アプリ)で実現し、スピード感を持ったやり取りにつなげよう!...

しかし、機能が分かっても実際にどのように実務に落とし込むのかイメージが湧かない方もいると思います。そこで、10人未満の少人数チームで法人を運営している僕自身が、どのような使い方をしたか、お伝えします。
※無料版Asanaの解説になります。

登場人物紹介

きこう
きこう
新卒から月400時間労働を繰り返す中で、無駄な時間一切を削る思考を身につけた生産性ヲタ。短期記憶が弱く、記録してないことは大体忘れるので、タスク管理には細心の注意を払っている。
起業したい人
起業したい人
いつも時間のことばかり考えている割に時間が足りていない。プロジェクトが多く、仕事を管理しきれていないことで困っている。

Asanaのチームは4つに分ける

起業したい人
起業したい人
この前のおすすめを聞いて、Asana(アサナ)を使ってみたんだ。でも、多機能すぎてどう応用すればいいか分からなくて…。
きこう
きこう
確かに、チャットもあればタスク管理もあり、ガントチャートもあればファイル管理もできる。機能が多すぎても困ることがあるよね。
起業したい人
起業したい人
実際、立ち上げ時はどういう風に使ってたの?
きこう
きこう
まず、呼ぶ人を決められる単位である「チーム」をつくる必要がある。チームは呼んだメンバー以外の行き来はできなくなるから、どう分けるかは大切だね。僕はこの4つにした。

①経営幹部チーム
②全社員チーム
③外注クリエイターチーム
④(社員&パート・アルバイトチーム)

きこう
きこう
④については当初パートもアルバイトもいなかったから動かしてなかったんだけど、必要に応じて入れるといいね。
起業したい人
起業したい人
僕が会社を立ち上げるとしたら、経営幹部チームと外注クリエイターチームだけかな。経営幹部チームに投資家を入れて、アドバイスをもらったりしようかな。
チームを作ったら関わるメンバーを招待しよう

Asanaのプロジェクトは機能別に分ける

起業したい人
起業したい人
次に、チームの中にいくつかのプロジェクトを設定するんだよね?
きこう
きこう
そうそう。チーム間の行き来や閲覧はできないけど、プロジェクトはチームメンバーなら見ることができる。だから、そのチームの役割を網羅できるように、分かりやすく設定する必要があるんだ。例えば…

<全社員チームのプロジェクト内訳例>
・商品開発
・集客
・営業/支援
・事務

<外注クリエイターチームのプロジェクト内訳例>
・デザイン
・WEB/システム制作
・コンテンツ制作

起業したい人
起業したい人
少人数チームなら全てのメンバーが経営機能を横断して業務をこなすことが多いから、こういうプロジェクト分けで十分なんだね。
きこう
きこう
そうだね。クリエイターチームはデザインと制作で連携することもあるから、チーム分けはせずにプロジェクト横断で見ることができるようにしているよ。

Asanaのタスクボードは進捗度合い別に管理する

左から右に進むにつれ、進捗していることが分かる
起業したい人
起業したい人
僕、タスクが多いとすぐ決められたこと忘れちゃうんだ。こういうボードに記録しておけば便利だね!
きこう
きこう
おっしゃる通りで、このボードは決定事項の管理にも使うことができる。もう1つは進捗度合いを可視化しておくと便利なんだ。
起業したい人
起業したい人
左から…「待機中」「進捗中」「ペンディング」「確認待ち」「処理済」かな?
きこう
きこう
そうそう。使い分けはこんな感じね。

・「待機中」:決定事項ができたら入れる
・「進捗中」:作業が始まったら入れる
・「ペンディング」:何らかの都合で進められないなら入れる
・「確認待ち」:上司やクライアントのOKを待っているなら入れる
・「処理済」:タスクが終わったら入れる

起業したい人
起業したい人
誰のタスクがどの状態にあるのか、ひと目で分かるから良いね!会議が減りそうだ。
きこう
きこう
起業初期に会議する暇なんて中々取れないからね。Asanaでさくっと可視化しちゃおう。

Asanaのタスクカードは「担当」「納期」「サブタスク」「注意事項」「アウトプット」を管理する

機能はたくさんあるが、最低限これだけ管理しよう
起業したい人
起業したい人
大枠を決めたら、タスクをどんどん放り込んでいくわけだね。
きこう
きこう
そうだね。タスクは自分のものはもちろんだけど、人につくってあげることもある。だから、予めカード作成のルールを決めておこう。

①「誰がやるの?」問題が起こらないように、待機中タスクには担当が決まった時点で必ず担当を入れる
②無茶ぶりが発生しないように、進捗中のタスクには必ず合意した納期を入れる
③進める手順が曖昧にならないように、必要に応じてサブタスクを入れる
④留意点のヌケモレが発生しないように、必要に応じて注意事項を入れる
⑤アウトプットがある場合は、カードに添付する

起業したい人
起業したい人
議事録係のいない会議って、①~④全部抜けてることが多いよね。結果、⑤も出てこない。
きこう
きこう
だからと言って毎回議事録書くのは大変だから、決定事項はAsanaで即カード化!これが楽だよ。言った言わないもカードでできるだけ管理していこう。

全体で共有したいファイルはConversationsにアップロード

slackと同じように使える掲示板機能
きこう
きこう
全体に共有したいファイルをカードに添付すると、どんどん処理済に流れていってしまう。そういうときはConversationsというところにアップロードしよう。
起業したい人
起業したい人
でも、Conversationsって掲示板みたいなものだよね?増えれば増えるほどこれも流れていっちゃうんじゃないの?
きこう
きこう
Asanaが便利なのは、ConversationsにアップロードしたファイルだけをまとめてFilesってところに保管してくれるところなんだ。それに、チーム別、プロジェクト別にアップロードしていけば、経験上それほどファイルが増えすぎることもないよ。
起業したい人
起業したい人
ファイルが共有された日に休んでいてもすぐわかる。これは便利だね!

Asanaを使いこなして起業初期の生産性を上げよう

起業したい人
起業したい人
使う機能ってこれだけ?
きこう
きこう
そうね。他にも使いようによっては役に立つ機能もあるけど、Asanaってそこまで知られてないし、新しく操作を覚えるのに時間をかけるのは疲れちゃうでしょ?
起業したい人
起業したい人
確かに、画面が日本語対応してないし、それだけで疲れちゃう人もいそう…。
きこう
きこう
ただ、Slackなんかも日本語対応してなくても使ってる人は多いわけだし、何より感覚的に使えるから、すぐ慣れると思うよ。
起業したい人
起業したい人
まずは僕自身のプロジェクト管理やタスク管理に使いこなしていこうっと。
きこう
きこう
Asanaで補いきれない機能はこんなツールで補完しているよってことについても記事にしてみたから、よかったら見てみてね!
Asanaに足りない機能は他ツールで!併用に便利なサービス4選超万能プロジェクト管理ツールのAsanaをご存知ですか?しかし、Asanaにも得意不得意がありまして、不得意な部分までAsanaで完結するよりも、他ツールを使ったほうが良いケースもあります。今回はAsanaの不得意を補ってくれる便利なツールについてご紹介します。...
あなたのマーケティング課題を「レンタルCMO」が解決します

「広告出稿」「SEO」「LP改善」「動画のストーリー構築」「デザインラフ案の設計」…

現代のビジネスではマーケティング領域でやることが多く、これらをしっかり押さえないと、競合負けしてしまいます。

しかし、「マーケティングって難しそう…」「何をどうすればわからない…」という方も少なくない。

そんなあなたに向けて、マーケティングについて気軽に相談でき、マーケティングの最新情報まとめも送られてくる、便利なLINE@(@dir8228j)を用意しました。

ぜひ、ご登録ください!

友だち追加