②集客施策実行

【プロジェクト管理ツール】Asanaの機能を画像付き解説

できるビジネスマンなら、誰でもプロジェクト管理機能とタスク管理機能が同一のサービス(アプリ)で実現できたら楽だと思ったこと、ありますよね?

スタートアップ界隈の方であれば、一般的なプロジェクト管理ツールと言うと「Slack」、タスク管理ツールと言うと「Trello」を思い浮かべるのではないでしょうか。

もちろん、どちらも無料で使える優秀なツールですが、その2つの機能が1つのサービスで完結するとしたら…。これほど便利なことはありませんよね。

そんな夢のようなことが実現できるのが「Asana(アサナ)」です。今回は日本ではあまり知られていない「Asana」の使い方・機能について解説します。

※本記事ではAsanaの全体像について記載しています。実際のベンチャーで無料版をどのように使っていたかという具体的な内容は、こちらの記事をご覧ください。

登場人物紹介

きこう
きこう
新卒から月400時間労働を繰り返す中で、無駄な時間一切を削る思考を身につけた生産性ヲタ。…だが、記憶力が弱く、ちゃんと記録してないことは大体忘れるので、タスク管理は徹底している。
起業したい人
起業したい人
いつも時間のことばかり考えている割に時間が足りなくて困っている。時間が足りないので新しいIT情報はからっきし。

Asana(アサナ)ってどんなプロジェクト管理ツール?

きこう
きこう
朗報!起業直後に使えるすっごいプロジェクト管理ツールを見つけたんだよ!
起業したい人
起業したい人
プロジェクト管理?オンライン掲示板ツールのSlackと、タスク管理ツールのTrelloがあるじゃない。それに、管理するほど仕事あるの?
きこう
きこう
仕事がないとは失礼な!それが、SlackとTrelloをくっつけたようなサービスなんで、「Asana(アサナ)」って言うんだ。
起業したい人
起業したい人
Asana?聞いたことないなぁ。そもそもそんな便利なら何で広まってないの。
きこう
きこう
1つは画面が基本的に英語で構成されている上に、それを解説する日本語のマニュアルがあまりまとまってないからなんだ。日本人の多くが英語読むのはしんどいからね。そもそも、開発者がこんな人だし。

Facebookの共同創業者であるダスティン・モスコヴィッツ(Dustin Moskovitz)とジャスティン・ローゼンシュタイン(Justin Rosenstein)がFacebookの開発に関わっていた時、より効率的に共同作業を進めることのできるツールを求めていました。彼らは自分でツールを開発し「Asana」と名付けました。

起業したい人
起業したい人
なるほど。自分たちのために作ったツールがこんなに広まるなんて、天才エンジニアは違うなぁ。日本語対応も早くして欲しいものだね。
きこう
きこう
SlackやTrelloと同じように、WEBブラウザでもアプリでも使えるから、便利なんだ。これから無料版と有料版に分けて、使い方と機能を共有するよ。

Asana無料版でよく使う5つの使い方と機能

①個人のタスク管理

起業したい人
起業したい人
Trelloにそっくり!これ、進捗状況に応じて隣のゾーンに移動していく仕組みだよね?
きこう
きこう
そうそう、基本的な仕組みはTrelloと変わらない。更にそれぞれのカードをクリックするとこんな画面が出てきて…
起業したい人
起業したい人
プロジェクト管理には欠かせない、以下の項目がリアルタイムで編集できるようになっている。

・担当者
・納期
・注意書き
・準備物(サブタスク)
・完了状態

きこう
きこう
この写真には載ってないけど、他の人がこれを見てコメントもできるよ。
起業したい人
起業したい人
チームの中での個人のタスクとその進捗がひと目で分かるってことだね。
きこう
きこう
色んなプロジェクトにカードを追加していくと、どれが誰のタスクか分からなくなってしまう可能性もあるんだけど、そんな時は「My tasks」ってページで自分の仕事だけをまとめて抽出する機能もある。
起業したい人
起業したい人
どのプロジェクトでいつまでにってところが一覧になってるから、優先順位がつけやすいね!

②複数のプロジェクト管理機能

きこう
きこう
こんな感じで、1つの組織の中で複数のチームとプロジェクトに分割できるよ。
起業したい人
起業したい人
チームやプロジェクトに応じて「この人は見れて、この人は見れない」ってことはできるの?
きこう
きこう
チームはメンバー構成を変えることができる。だから、例えば役員相談用と社内公開用と外注用で分けるってこともできるね。うちはデザインを外注してるから、デザインの指示出しはすべてここでやっているよ。ただ、プロジェクトは人で分けることはできない
起業したい人
起業したい人
どういう分け方で管理するかで、生産性が変わってきそうだね。

③チャット機能

起業したい人
起業したい人
Conversationsってとこに掲示板機能があるのね。
きこう
きこう
そう、ここでプロジェクトごとにSlackのような役割を果たすチャット機能が使えるよ。しかも…

④ファイルのアップロード・保管機能

きこう
きこう
Conversationsにアップロードしたファイルは、Filesってところにすべて時系列順にまとめられるんだ。
起業したい人
起業したい人
超便利!これで会話が流れていってしまっても、ファイルだけ後でダウンロードすることもできるってわけだね!
きこう
きこう
アップロードはあらゆる形式に対応していて、Googleドライブから引っ張ってこれるのも嬉しいところだね。
起業したい人
起業したい人
WindowsとMac使っている人がチームメンバーにいたら、エクセルだとやりにくかったりするもんね。

⑤リアルタイム更新機能

きこう
きこう
で、今までいろんな機能を解説してきたけど、驚くべきは、ブラウザをリロードしなくてもリアルタイムで情報が更新されることなんだ。
起業したい人
起業したい人
じゃあ、複数人でAsanaを見ながら会議して、決定事項を1人がタスクのカードとして作成したら他の人にも即座に見えるようになるってこと?
きこう
きこう
その通り!だから、Googleスプレッドシートのように共同編集することだってできるんだ。
起業したい人
起業したい人
SkypeとAsanaを使えば、遠隔でビデオ会議しながら議事録をまとめるなんてこともできそうだね!

Asana有料版でよく使う機能

起業したい人
起業したい人
画面に広告が出てくるわけでもないし、ボランティアでやってるわけでもないだろうから有料プランがあると思うんだけど、無料プランとどう変わるの?
きこう
きこう
まず、無料プランのAsanaではプロジェクトメンバーを15人までしか招待できない。もちろん無料から始めて有料に切り替えることはできるんだけどね。
起業したい人
起業したい人
組織が増えてきたら部門ごとに無料Asanaを使うか、有料に切り替える必要があるってことだ。ちなみにいくらなの?
きこう
きこう
今の所、年契約をするか月契約をするかで6.25~9.99$/月と変動するよ。最低5名が利用していることが条件。後、20名を超えると少し値段が上がる

小規模チームのスタートを助けるため、15名まではさらに割安になっています。チームが成長し20名以上になると本来の価格に戻ります

きこう
きこう
このように公式サイトに書いてあることから、スタートアップに配慮したサービスだと捉えることもできるね。
起業したい人
起業したい人
へぇ。人数と価格以外はどんな特徴やメリットがあるの?

・検索機能がより高度に(過去の検索にアクセスしやすくなる)
・プライバシー確保のための機能が充実(アクセス権のコントロールなど)
・カスタムフィールドが使える(優先度やステータスの追加など)
・管理者用のコントロールパネルが使える
・タスクの開始日設定や依存関係の設定など、細かい設定が可能になる
・有料プラン専用のテンプレートが使える
・スプレッドシートからプロジェクトにCSVを使って変換できる
・優先サポートが受けられる(おそらく英語)

きこう
きこう
人数の多い大企業向けのイメージだね。まあ、月額10ドル×12ヶ月×20人でもかかるお金がそれなりに出てくるから、有料プランに関してはあまり使う機会はないかもしれないね。

Asana(アサナ)でプロジェクト管理を一元化しよう

きこう
きこう
特に詳しくは解説しなかったけど、SlackやGoogleカレンダーとのAPI連携機能ショートカットキー機能通知の設定機能なんかもあるよ。
起業したい人
起業したい人
至れり尽くせりだなぁ。今のところ英語が読めなくても感覚的に使えそうだし、新しくプロジェクトを立ち上げる時はAsanaで管理してみるのもいいかもな。
きこう
きこう
うん。特に起業した後はどんどんタスクが増えて管理に時間を取られることもざらにあるから、少しでもこういったサービスを使って時短していきたいね。Asanaでどうしても使いづらい機能を補完するツールについても、この記事にまとめているよ。
起業したい人
起業したい人
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